Comment procéder à la régularisation de charges ?

Les charges locatives accompagnent le loyer principal payé chaque mois. Dans la majorité des cas, une provision mensuelle est versée avant une régularisation de charges annuellement.

En quoi consiste la régularisation des charges ?

Conformément au bail de location, le locataire verse un loyer mensuel avec des charges. Ces charges locatives sont dues dès lors que le logement est occupé. Il s’agit notamment de l’entretien des parties communes, des espaces verts, le chauffage collectif, l’eau, etc.

Le montant des charges fait suite à une estimation des dépenses réelles. Toutefois, la régularisation de charges est essentielle pour vérifier qu’elles correspondent à la réalité. Une fois par an, vous devez donc vérifier si les provisions sont suffisantes. Lorsque ce n’est pas le cas, le locataire doit payer un complément. S’il a payé plus que les dépenses effectives, vous lui rembourser le trop-perçu. 

👉 Après l’envoi du décompte de charges, le locataire dispose de 6 mois pour demander à consulter les pièces justificatives correspondantes.

À quel moment intervient la régularisation des charges ?

Toutes les charges versées ne demandent pas une régularisation des charges du locataire. Cette démarche dépend si vous avez fixé des charges réelles ou au forfait. 

👉 Grâce à Pandaloc, vous pouvez suivre en temps réel le paiement du loyer, de la provision de charges ou du forfait de charges.

La régularisation de charges locatives en location vide

Pour tout bail vide, les charges sont au réel, à moins que vous le louiez à des colocataires. Pour une colocation, le forfait de charges est souvent plus pratique. 

👉 Lorsque vous appliquez un forfait, aucune régularisation de charges ne peut avoir lieu.

Lorsque vous décidez de demander une provision sur charges, vous vous basez sur les dépenses réelles de l’année précédente. Ensuite, une régularisation a lieu de façon annuelle en fonction des dépenses exactes.

👉 La régularisation des charges n’intervient pas forcément lors de l’anniversaire du bail de location. Vous pouvez effectuer cette formalité lors de la réception du décompte annuel. Le syndic l’envoie à l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble.

La régularisation des charges en location meublée

Lorsque vous louez un logement meublé, vous avez deux possibilités en ce qui concerne les charges locatives : 

• Demander une provision sur charges à votre locataire puis procéder à une régularisation annuelle ; 
• Demander des charges forfaitaires. Dans ce cas, aucune régularisation n’aura lieu.

Quel que soit votre choix, vous devez le mentionner dans le bail. Une copie de vos documents peut ensuite être conservée dans votre espace propriétaire Pandaloc.

👉 Lorsque les charges sont forfaitaires, le contrat de location prévoit une indexation grâce à l’indice de référence des loyers.

Quelles sont les charges récupérables ?

Comme le stipule la loi du 6 juillet 1989, les charges récupérables sont les suivantes : 

• L’entretien courant du logement ou de l’immeuble ; 
• Les petites réparations dans les parties communes,
• Le chauffage et l’eau lorsqu’ils sont collectifs ;
• La taxe d’enlèvement des ordures et la taxe de balayage.

Vous réglez toutes ces charges, avant de demander le remboursement de ces charges récupérables au locataire.

Comment récupérer les charges locatives ?

Pour éviter une contestation des charges locatives, vous devez suivre la procédure pour la récupération des charges locatives. Un mois avant la date prévue pour la régularisation des charges locatives, vous devez envoyer le décompte de charges réelles.

Ensuite, vous devrez envoyer un courrier explicatif sur la régularisation des charges du locataire. Vous préciserez qu’il s’agit de calculer la différence entre les provisions versées et les dépenses réelles. De préférence, cette lettre doit être envoyée en recommandé avec accusé de réception.

Ce courrier indique le complément de charges à verser ou le surplus à rembourser. La régularisation de charges doit ensuite avoir lieu dans le délai légal. 

👉 Le locataire peut demander à consulter les pièces justificatives avant de payer les charges récupérables

Que faire en cas de non-règlement de la facture de régularisation ?

Le locataire est tenu de régler les charges dues à la régularisation des charges. S’il ne le fait pas, plusieurs solutions s’offrent à vous : 

• Envoyer un commandement de payer par huissier : si les charges locatives ne sont pas payées dans un délai de 2 mois, le bail pourra être résilié ;
• Saisir la commission de conciliation afin de régler le litige à l’amiable.

👉 Le locataire peut également saisir la commission de conciliation s’il n’est pas d’accord avec les montants demandés ou s’il ne peut consulter les justificatifs correspondants.

FAQ

1- Qu’est-ce que la régularisation de charges ?

Une fois par an, vous effectuez un calcul de la différence entre les provisions sur charges mensuelles et les charges réelles. Si le locataire a versé plus que les sommes dues, vous devez rembourser le trop-perçu. Si les provisions sur charges sont insuffisantes, il devra verser un complément.

2- Quand a lieu la régularisation de charges ?

En tant que propriétaire, vous avez 3 ans pour procéder à la régularisation des charges locatives. Même lorsque le locataire a quitté le logement, des charges peuvent donc être exigées si les provisions versées ont été insuffisantes par rapport aux dépenses réelles.

3- Que se passe-t-il en cas d’absence de régularisation de charges ?

Si vous n’effectuez pas la régularisation des charges du locataire dans l’année, le locataire peut demander un échelonnement du complément à payer sur 12 mois. Attention, le locataire est en droit de porter l’affaire devant la justice. Vous risquez donc de devoir lui verser des dommages et intérêts si la régularisation est considérée comme tardive et déloyale.

4- Comment réclamer des charges locatives ?

Chaque année, vous devez transmettre le décompte de charges locatives au locataire pour prouver quelles ont été les dépenses réelles pendant l’année. À partir de ce document, vous pouvez calculer les sommes dues ou à rembourser.

5- Quelles sont les charges récupérables par le propriétaire ?

En tant que propriétaire, vous pouvez récupérer les charges locatives au titre des frais d’entretien courant, des petites réparations dans les parties communes et des taxes dans l’immobilier.

6- Quelles sont les charges non récupérables ?

L’eau chaude et le chauffage sont considérés comme des charges non récupérables, de même que le remplacement d’un équipement défectueux.  Sachez également que les frais d’extermination de nuisibles, de nettoyage des vide-ordures ou des graffitis ne sont pas récupérables.

7- Comment augmenter les charges après une régularisation ?

Six mois avant la fin du contrat de location, vous devez transmettre une lettre recommandée avec accusé de réception pour notifier l’augmentation des loyers. Le nouveau montant de charges sera effectif dès le début du bail suivant.

8- Qu’est-ce qu’un décompte de charges ?

Vous procédez à la régularisation des charges une fois par an. Une fois cette formalité réalisée, vous devez transmettre le décompte récapitulatif de charges à votre locataire. Ce document précise le montant de chaque dépense liée à l’utilisation du logement. Depuis 2015,  vous pouvez transmettre ce récapitulatif par voie dématérialisée.

9- Comment connaître les charges réelles dans une copropriété ?

Chaque année, le syndic de copropriété envoie les décomptes à chaque copropriétaire. Vous saurez exactement quelles sont les dépenses réelles correspondant au logement loué.

10- Que faire en cas de départ du locataire ?

Si le locataire quitte le logement avant que vous ayez réalisé la régularisation de charges,  vous devrez attendre l’arrêté annuel des comptes. Comme indiqué dans le contrat de location, vous êtes alors en droit de conserver une partie du dépôt de garantie pour payer les charges dues. Le reliquat sera restitué dans un délai maximal d’un mois si l’état des lieux de sortie est conforme à l’état des lieux d’entrée. Dans le cas contraire, vous avez deux mois pour rendre les sommes dues à l’ancien locataire.

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