La quittance de loyer

Afin d’effectuer certaines démarches administratives, votre locataire peut avoir besoin d’une quittance de loyer. Comme précisé dans le contrat de location, le propriétaire est dans l’obligation de fournir ce document. Quelles mentions doivent y apparaître ? Quelles sont les règles en la matière ?

En quoi consiste une quittance de loyer ?

La quittance de loyer constitue un document officiel qui mentionne les sommes versées par le locataire pendant une période donnée. Il permet d’attester du paiement régulier du loyer et des charges. Grâce à votre compte Pandaloc, vous suivez automatiquement le paiement des loyers. Vous savez donc parfaitement si ce justificatif peut être délivré pour une période donnée.

En tant que propriétaire, vous pouvez fournir ce document uniquement lorsque votre locataire vous le demande. Lorsque vous recevez une lettre de demande, cette quittance de loyer doit être envoyée immédiatement.

👉 Vous n’êtes pas dans l’obligation de fournir une quittance de loyer chaque mois. Cependant, en créant un compte propriétaire Pandaloc, ce document est envoyé automatiquement chaque mois.

Vous ne devez pas confondre la quittance de loyer avec l’avis d’échéance du loyer qui indique les sommes à régler. Pour autant, ce document ne permet pas de savoir si les sommes demandées ont effectivement été réglées. Seule la quittance de loyer sert de preuve officielle.

Quel est le rôle de ce justificatif ?

Ce document est utile au locataire dans les cas suivants : 

• Éviter les litiges en prouvant que le loyer et les charges ont bien été réglés conformément à ses obligations inscrites dans le contrat de location ; 
• Pour effectuer certaines démarches administratives. La quittance de loyer est en effet considérée comme un justificatif de domicile officiel ;
• Demande une aide au logement auprès de la Caisse d’Allocations Familiales (CAF).

Voilà pourquoi Pandaloc a ajouté ce service à sa liste pour vous faciliter la gestion locative. Cette quittance n’a pas à être remise par vos soins. 💡

Les obligations du bailleur envers son locataire 

Comme le stipule la loi du 6 juillet 1989, chaque propriétaire est tenu de fournir une quittance de loyer à un locataire qui en fait la demande. Cette obligation est inscrite dans le contrat de location. Le locataire peut vous demander une quittance de loyer chaque mois s’il le souhaite. Vous devrez alors respecter votre obligation comme précisé dans le contrat de bail signé entre les deux parties.

👉 Cet envoi est gratuit. En aucun cas vous ne pouvez le facturer. Pandaloc l’envoie chaque mois gratuitement à vos locataires.

Les mentions obligatoires de la quittance de loyer

Pour que la quittance de loyer soit conforme à la réglementation en vigueur, elle doit comporter les mentions suivantes :

• L’identité du locataire et du propriétaire ;
• L’adresse exacte du logement concerné ;
• La date d’envoi du document ;
• La période concernée ;
• Le détail des sommes versées : le montant des loyers et charges pour chaque mois concerné.

Une fois ces informations indiquées, le propriétaire signe la quittance de loyer et la transmet au locataire. Ce dernier peut s’en servir pour faire valoir ses droits et réaliser ses démarches administratives.

Comment délivrer ce document ?

Lorsque votre locataire vous demande ce document, vous devez lui transmettre ce document à condition que les sommes dues aient bien été acquittées. Si elle concerne un mois précédent, une simple vérification du paiement du loyer et des charges permet de savoir si cet envoi est possible.

Ce document peut être transmis par lettre recommandée. L’accusé de réception n’est pas indispensable pour cet envoi.

👉 Grâce à la loi Alur, vous pouvez désormais envoyer ce document par voie dématérialisée si le locataire a donné son accord.

Que faire si le locataire n’a pas payé son loyer ?

La quittance de loyer concerne uniquement les sommes payées au titre du loyer et des charges. Elle ne peut donc pas être délivrée si votre locataire n’a pas versé toutes les sommes dues. Dans ce cas, vous pouvez lui transmettre un reçu précisant les mensualités effectuant réglées. Vérifiez sur votre compte propriétaire Pandaloc les sommes versées et indiquez le paiement partiel effectué sur ce document écrit.

👉 Le reçu ne permet pas au locataire de saisir la justice en cas de litige avec le propriétaire. Ce document n’a également pas la même valeur pour les administrations.

Modèle de quittance de loyer

Votre locataire a perdu une quittance de loyer ? Demandez un duplicata à Pandaloc ! Vous pouvez aussi utiliser notre modèle de quittance de loyer conforme à la loi du 6 juillet 1989. Ce modèle vous sera utile si votre locataire demande l’envoi d’un document qui concerne plusieurs mois de loyers et de charges.

FAQ

1- Qu’est-ce que la quittance de loyer ?

La quittance de loyer correspond à un document qui indique les mensualités de loyers et charges payées par le locataire. Le bailleur est tenu de remettre cette quittance gratuitement lors de toute demande.

2- Quand peut-on demander une quittance de loyer ?

Les administrations peuvent demander ce justificatif pour attester d’un domicile en France depuis plus de 3 mois.

3- Quelle est l’utilité de ce justificatif ?

En cas de litige entre le propriétaire et le locataire, ce document sert de preuve du paiement des loyers et charges.

4- Dans quels cas la quittance de loyer peut-elle être utilisée ?

Ce document qui atteste des loyers et charges versées par le locataire sert également de justificatif de domicile. Il pourra être demandé par des administrations telles que Pôle Emploi, la CAF ou l’Assurance Maladie.

5– La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

L’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 stipule que le propriétaire doit transmettre une quittance de loyer dès que le locataire en fait la demande expresse. Bien entendu, le loyer et les charges doivent avoir été perçus pour la période concernée.

6- Quand fournir ce document au locataire ?

Dès que le locataire en fait la demande expresse, le propriétaire est tenu de transmettre une quittance de loyer dans les meilleurs délais.

7- Comment remplir une quittance de loyer ?

Sur ce document, vous devez mentionner les éléments suivants : 

• L’identité du propriétaire ;
• L’identité du locataire ;
• L’adresse complète du logement ;
• La période concernée ;
• Le montant du loyer et des charges ;
• Les dates de paiement ;
• La date de rédaction du document et la signature du bailleur.

8- Comment transmettre la quittance de loyer au locataire ?

Ce document doit être transmis par courrier avec accusé de réception à son locataire. Avec son accord, le propriétaire peut également l’envoyer en format dématérialisé par mail.

9- Combien de temps conserver une quittance de loyer ?

Ce document doit être conservé au moins 3 ans après l’échéance du contrat de location. Au-delà de ce délai, le locataire ne peut intenter une action en justice en cas de litige avec le propriétaire.

10- Que peut faire le locataire en cas de non-délivrance ?

Si le propriétaire n’envoie pas ce justificatif ou refuse de réaliser cette démarche, le locataire peut lui adresser une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre mentionnera un délai maximal pour envoyer ce document avant de saisir la justice.

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